Shop Floor Management

Quality Control Circle : QCC

เป็นการควบคุมคุณภาพด้วยกิจกรรมกลุ่มการควบคุมคุณภาพ คือ การบริหารงานด้านวัตถุดิบ ขบวนการผลิตและผลผลิต ให้ได้คุณภาพตามความต้องการของลูกค้า ผู้เกี่ยวข้องหรือข้อกำหนดตามมาตรฐานที่ตั้งไว้

ประโยชน์ที่ได้รับ

1. เพื่อพัฒนาพนักงานหน้างานให้มีความเก่งมากขึ้น
2. สร้างขวัญและกำลังใจให้แก่พนักงานของหน่วยงาน ให้อยากอยู่ อยากทำ อยากคิด
3. พัฒนาทีมงานให้เข้าใจบทบาทตัวเอง เพื่อการประสานงานกัน ตลอดจนการพัฒนาเพื่อการเป็นหัวหน้างานในอนาคต เป็นการสร้างความเข้มแข็งให้กับหน่วยงาน
4. เพื่อช่วยกำหนดมาตรฐานในการควบคุมงาน และยกระดับคุณภาพ และมาตรฐานการทำงานของพนักงานให้สูงขึ้น
5. ช่วยให้ได้สินค้าและบริการมีคุณภาพและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

ช่วยแบ่งเบาหน้าที่งานจากหัวหน้า ทำให้หัวหน้ามีเวลาทำงานด้านอื่นเพิ่มขึ้น

ไคเซ็น คือ

การปรับปรุงให้ดีขึ้น (อย่างต่อเนื่อง) เป็นปรัชญาการทำงานและการใช้ชีวิตของชาวญี่ปุ่น ว่าต้องทำอะไรให้ดีขึ้นกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบันอยู่ตลอดเวลา การปรับปรุงแบบไคเซ็นนี้เป็นการปรับปรุงแบบเล็กๆน้อยๆ ค่อยเป็นค่อยไป ซึ่งทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมได้ทั้งการให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ และการลงมือกระทำให้เกิดขึ้นได้จริง 

ที่มาของความคิดในการทำไคเซ็น อาจจะมาจาก

• การใช้ความรู้ โดยอ้างอิงทฤษฎี กฎ หลักการสำคัญ เทคนิค หรือเครื่องมือต่างๆ  (หลักการที่โดดเด่นของไคเซ็น คือ การเลิก-ลด-เปลี่ยน หรือทางฝั่งตะวันตกนิยมใช้ E-C-R-S)
• การใช้จินตนาการ ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
• การลอกเลียน เลียนแบบ เป็นต้น

กิจกรรมไคเซ็น เป็นกิจกรรมที่ทำให้เกิดการปรับปรุงขึ้นอย่างมากมายในองค์กร ถือเป็นกิจกรรมที่ขาดเสียมิได้ ปัจจุบันมีตัวอย่างไคเซ็นดีๆจากหลายองค์กรนำเผยแพร่ออกสู่สาธารณชนมากมาย ยังประโยชน์ให้เกิดขึ้นกับตัวพนักงานและองค์กรเป็นอย่างยิ่ง

ประโยชน์ของการทำกิจกรรมไคเซ็น

1. ทำให้เกิดการปรับปรุงขึ้นในทุกๆจุดขององค์กร ส่งผลให้คุณภาพ ต้นทุน การส่งมอบความปลอดภัย ขวัญกำลังใจ สิ่งแวดล้อม ฯลฯ ดีขึ้น
2. เพิ่มโอกาสที่จะทำให้องค์กรเป็นผู้นำทางธุรกิจ หากมีการปรับปรุงที่โดดเด่นและมีความแตกต่าง
3. ยกระดับความสามารถของบุคลากรให้เก่งขึ้น จากการได้ฝึกมองปัญหา ได้คิด และได้ลงมือปฏิบัติ

ไคเซ็นในสำนักงาน

ผมได้มีโอกาสไปบรรยายไคเซ็นในส่วนของสำนักงานบ่อยๆ  การบรรยายแต่ละครั้งก็จะให้ผู้เข้าอบรมลองเขียนไคเซ็นงานของตัวเองออกมาด้วย แต่หลายครั้งพบว่าคิดกันไม่ค่อยออก ที่คิดออกเขียนได้ก็เป็นเรื่องเล็กๆน้อยๆ จำพวกติดป้าย แขวนป้าย   อันที่จริงการปรับปรุงเล็กๆน้อยๆเหล่านี้ก็ถือเป็นไคเซ็นที่ดี  แต่หากเรามองเนื้องานได้ละเอียดขึ้น ตระหนักรู้ปัญหาในการทำงานมากขึ้น สิ่งที่จะนำมาปรับปรุงก็ย่อมจะส่งผลดีต่องานของเรามากขึ้นตามไปด้วย

ความสูญเปล่าในสำนักงานนั้น แท้จริงก็มีไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าส่วนการผลิตหรอกครับ เพียงแต่ความคิดยึดติดว่าต้องทำตามกฎระเบียบ (แบบเดิมๆ) ที่ปฏิบัติกันมา ยังมีอยู่มาก หรือบางครั้งอยากจะปรับปรุงเปลี่ยนแปลงแต่ก็ต้องไปคุยกับนายหลาย ๆ คน ต้องผ่านผู้บริหารอนุมัติ และความยุ่งยากอื่นๆ (ซึ่งไม่น่าจะยุ่ง) อีกร้อยแปดพันประการ ทำให้การปรับปรุงในส่วนของสำนักงานไปได้ช้ากว่าที่ควร

ตัวอย่างความสูญเปล่าในงานสำนักงานนั้นมีอะไรบ้าง  ลองมาดูกัน 

1. การแก้ไข ทำซ้ำ
   อาจเกิดจากการที่ไม่ได้ชี้แจงรายละเอียดให้คนทำงานเข้าใจว่าจะต้องทำอย่างไร คนทำก็ไม่ถาม พอทำออกมาแล้วก็ใช้ไม่ได้ ต้องกลับไปทำใหม่  หรือเกิดจากการที่ไม่ได้วางแผน วางรูปแบบกันไว้ก่อน หรือมีความ   ไม่ชัดเจน เข้าใจยาก แต่หลายครั้งก็เกิดจากความไม่รอบคอบ ความสะเพร่าของผู้ทำเอง อาจเป็นงานที่มีความละเอียด ซับซ้อน ซึ่งหากไม่เอาใจใส่อย่างเพียงพอ ไม่คิดหาเครื่องทุ่นแรง หรือหาวิธีที่จะช่วยลดความผิดพลาดเข้ามาช่วยก็จะผิดพลาดได้ง่าย
    
2. การค้นหา
   หลักๆแล้วก็เนื่องมาจากการไม่ได้ทำ 5ส นั่นเอง ไม่สะสางของที่ไม่จำเป็นออกไป จัดเก็บของไม่เป็นระเบียบ ไม่เข้าที่เข้าทาง ไม่เป็นหมวดหมู่ ไม่ติดป้ายชี้บ่งให้รู้ให้เห็นได้ง่าย เป็นต้น และอย่าลืมว่านอกจากสิ่งของที่จับต้องได้แล้ว บรรดาไฟล์และข้อมูลต่างๆที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ต้องทำ 5ส ด้วยเช่นเดียวกัน
    
3. การรอคอย
   ที่พบกันเป็นประจำก็เรื่องรอเซ็นนี่ล่ะครับ หัวหน้าไม่เซ็น งานก็ไปต่อไม่ได้ บางครั้งรอกันเป็นวันๆ เลยทีเดียว ส่วนคนเซ็นก็มีอะไรมาให้เซ็นเยอะเหลือเกิน งานก็มากมาย ต้องไปนู่นไปนี่ เวลาอยู่โต๊ะมีน้อย น่าเห็นใจทั้งสองฝ่ายครับ (จึงต้องทำไคเซ็นไง !)  ตัวอย่างอื่นๆ ก็เช่น อุปกรณ์ไม่เพียงพอต้องรอคิวกันใช้งาน  หรือคนนั้นคนนี้ไม่มา งานก็เลยติดขัดทำอะไรต่อไม่ได้ เพราะรู้ข้อมูลงานหรือที่จัดเก็บเอกสารอยู่คนเดียว ต้องโทรไปถามกันให้วุ่นวาย  ยังมีเรื่องรออีกเยอะครับ รอคำสั่ง รอผู้เข้าร่วมประชุม  รอกันไปรอกันมา  รอ รอ รอ และรอ
    
4. การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น
   ตำแหน่งการวางสิ่งของต่างๆ ถือเป็นเรื่องสำคัญ  อะไรใช้บ่อย ใช้ไม่บ่อย จะวางตรงไหนให้หยิบใช้ได้สะดวก ไม่ต้องเอื้อม ไม่ต้องก้มต้องเงย เอี้ยวหน้าเอี้ยวหลัง   นอกจากนี้ควรหลีกเลี่ยงการเดินที่ไม่จำเป็นลงด้วย   ตัวอย่างการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น เช่น จะถ่ายเอกสารซักแผ่น แต่ต้องเคลื่อนไหวร่างกาย ดังนี้
   • เดินไปที่กล่องใส่กระดาษ Reuse
   • ก้มลงหยิบกระดาษ  (เพราะกล่องวางอยู่บนพื้น)
   • เดินไปที่ตำแหน่งใส่กระดาษของเครื่องถ่ายเอกสาร (เพราะกล่องดันวางอยู่อีกฝั่งหนึ่งของเครื่อง)
   • พลิกกระดาษเพื่อหงายหน้าที่ถูกต้องขึ้น (เพราะกระดาษไม่ได้หงายหน้าที่ถูกต้องไว้ก่อน)
   • ใส่กระดาษเข้าเครื่อง
   • ฯลฯ
     บางครั้งยังต้องมาแกะลวดเย็บกระดาษออกก่อนอีก หากกำลังรีบๆ อยู่ และต้องมาเสียเวลาแบบนี้ ก็คงต้องบ่นกันหน่อยล่ะ  นี่เป็นตัวอย่างง่ายๆให้มองเห็นภาพ  ลองตรวจสอบที่ทำงานท่านและไคเซ็นดูนะครับ
      
5. งานหลายขั้นตอน
   เป็นเรื่องที่ทำให้หลายคนหงุดหงิดรำคาญใจไม่น้อยทีเดียว เห็นด้วยไหมครับว่าหลายๆงานที่เราทำกันอยู่นั้นขั้นตอนมันเยอะซะจริงๆ น่าจะลดๆลงได้บ้าง   แบบฟอร์มบางอย่างก็ไม่รู้จะเขียนไปทำไม แต่ไม่เขียนก็ไม่ได้ บอกต้องทำตามระบบ (ระบบก็เกิดจากคนนี่แหละ แล้วทำไมจะแก้ไม่ได้)   บางงานผู้เกี่ยวข้องก็เยอะซะเหลือเกิน ต้องส่งให้พิจารณากันหลายขั้นตอน  กว่าจะฝ่าด่าน 18 มนุษย์ทองคำได้ เสียเวลาไปหลายวัน ตามกันซะเหนื่อยใจ
   ผมแนะนำให้ใช้หลัก  E-C-R-S ครับ โดยเฉพาะ Eliminate กับ Combine  ขั้นตอนไหนยกเลิกได้ ยุบรวมกันได้ ลองพิจารณากันดูให้ดี  ถ้าตั้งใจและเปิดใจที่จะเปลี่ยนแปลง รับรองว่าปรับปรุงได้แน่นอนครับ
    
6. งานซ้ำซ้อน
   ที่หน้างานการผลิตของโรงงานแห่งหนึ่ง พบว่ามีการบันทึกข้อมูลเดียวกันลงในสมุดสองเล่ม พอลองนำสมุดสองเล่มนั้นมาเปรียบเทียบกันดู พบว่าข้อมูลที่บันทึกซ้ำกันซะเป็นส่วนใหญ่  ถามไปถามมาได้ความว่า ที่จริงแล้วเล่มนึงเป็นของแผนก QC  ส่วนอีกเล่มนึงเป็นของแผนกผลิต  เมื่อใครได้ข้อมูลมาก็ต้องลงบันทึกทั้งในสมุดของแผนกตัวเองและสมุดของอีกแผนกหนึ่งด้วย  เลยแนะนำให้คุยกันว่าจะสามารถจดบันทึกรวมเป็นเล่มเดียวกันได้หรือไม่  นี่เป็นตัวอย่างงานซ้ำซ้อนที่พบได้ทั่วไปในส่วนของการผลิต 
   ส่วนสำนักงานเองก็ไม่ต่างกัน ยกตัวอย่าง เช่น เลขาที่ทำหน้าที่จดบันทึกการประชุม ได้จดบันทึกรายละเอียดการประชุมลงในสมุดจด หลังจากนั้นจึงนำไปคีย์ลงคอม แล้วส่งเมลให้ผู้เข้าร่วมประชุม กรณีนี้หากนำโน้ตบุ๊คเข้ามาพิมพ์ในห้องประชุมเสียเลยตั้งแต่แรก ก็ไม่ต้องทำงานถึงสองครั้ง    สำหรับงานที่มีวัตถุประสงค์เดียวกันก็ควรจะมีผู้รับผิดชอบและวิธีการจัดการที่เป็นมาตรฐานเพียงหนึ่งเดียว ไม่ใช่รับผิดชอบกันหลายคน หลายมาตรฐาน หลายรูปแบบ หรือต่างคนต่างทำ บางทีไม่รู้กัน ก็ทำซ้ำซ้อน เสียเวลา และเปลืองทรัพยากรโดยใช่เหตุ  บางครั้งอาจพาให้ทะเลาะกันได้อีกต่างหาก
    
7. อุปกรณ์ขัดข้อง
   ลองจินตนาการดูว่า หากเราเปิดเครื่องคอมขึ้นมาในตอนเช้าเพื่อจะเริ่มทำงาน แต่หน้าจอดันไม่ขึ้นโดยไม่ทราบสาเหตุ หรือกำลังพิมพ์งานอยู่ดีๆ หน้าจอก็ค้างไปซะเฉยๆ กดอะไรก็ไม่ขยับเขยื้อน หรือจะส่งอีเมลแต่ก็ส่งไม่ได้ ฯลฯ  เหตุการณ์เหล่านี้คงทำให้หงุดหงิด อารมณ์เสียไม่ใช่น้อย … ฮึ่มๆ !! @%&##* 
   ไม่เฉพาะแต่กับเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้นที่เมื่อขัดข้องแล้ว ทำให้งานติดขัดชะงักงัน (รวมทั้งอารมณ์เสียด้วย)  แต่อุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร โทรสาร เครื่องพิมพ์ ฯลฯ เหล่านี้ หากต้องการใช้ แต่เกิดขัดข้องขึ้นมาก็คงให้ผลไม่แตกต่างกัน  ดังนั้นการใช้งานอุปกรณ์สำนักงานอย่างถูกวิธี  การดูแลรักษาอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอ รวมทั้งปรับปรุงเพื่อลดการขัดข้อง จึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยในการจัดการงานสำนักงาน
    
8. จัดเก็บมากเกินจำเป็น
   ฝ่ายที่เป็นผู้รับผิดชอบห้องเก็บ Spare Part  ของหลายโรงงาน มักได้รับนโยบายให้ลดปริมาณ Stock ลง  ผมเคยลองสอบถามมูลค่าของของที่เก็บในห้อง Spare Part  แต่ละที่ที่มีโอกาสเข้าไปเยี่ยมชม พบว่าบางแห่งมีมูลค่าสูงจนน่าตกใจ เป็นหลักสิบล้านก็มี แถมมี Dead Stock เพียบ  ในขณะที่ของบางอย่างหากต้องการใช้ กลับไม่มีให้เบิก ???
   แม้ว่าของที่จัดเก็บในสำนักงานจะมีมูลค่าน้อยนิดเมื่อเทียบกับฝ่ายโรงงาน แต่ก็เป็นต้นทุนจมที่ไม่ควรมองข้าม ไม่ว่าจะเป็นสมุด ดินสอ ปากกา แผ่นซีดี หรือกระดาษขนาดต่างๆ ฯลฯ เหล่านี้ควรมีปริมาณการจัดเก็บที่เหมาะสม  ควรกำหนดระดับ Max - Min  และจุดสั่งซื้อหรือรอบเวลาสั่งซื้อเสียให้ชัดเจน  นอกจากสิ่งของที่ซื้อหามาจากภายนอกแล้ว พวกแบบฟอร์มที่ใช้กันภายในก็ไม่ควรถ่ายเอกสารเก็บไว้มากๆ  เพราะหากต้องการเปลี่ยนแปลงขึ้นมา ก็ต้องรอให้แบบฟอร์มเก่าหมดก่อน หรือไม่ก็ต้องทิ้ง นับเป็นความสูญเปล่าอย่างยิ่ง  นอกจากนี้ควรกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสารต่างๆให้พอเหมาะพอสมด้วย ครบอายุแล้วก็จัดการสะสางเสียให้เรียบร้อย
    
9. การตรวจสอบ
   เคยได้ยินผู้จัดการบางคนบ่นลูกน้องตัวเองว่า ทำงานผิดอยู่เรื่อย จึงต้องตรวจสอบงานก่อนส่งออกจากแผนกทุกครั้ง งานตัวเองก็เยอะ แต่จะปล่อยไปก็ไม่กล้า  ยิ่งเกี่ยวกับตัวเลขยิ่งกังวล  พอตรวจทีไรก็เจอที่ผิดทุกที  ทำให้ไม่มั่นใจเข้าไปใหญ่  คนตรวจก็เบื่อ ! คนทำก็เซ็ง ! 
   การตรวจสอบไม่ใช่งานที่มีมูลค่าเพิ่ม ถ้าทำให้ถูกต้องเสียตั้งแต่แรกก็ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบ หรืออย่างน้อยผู้ทำก็ควรจะตรวจสอบงานที่ตัวเองทำ ไม่ใช่ข้าทำ เอ็งตรวจ แบบนี้งานก็ไม่ไปไหน ตรวจแล้วแก้ ๆ  อยู่ร่ำไป

ยังมีความสูญเปล่าอีกมากทั้งในส่วนของสำนักงานและฝ่ายผลิต สำหรับสำนักงานนั้นมีเครื่องมือหลายตัวที่ช่วยให้เรามองเห็นความสูญเปล่าของงานที่ทำได้ชัดเจนขึ้น ทำให้ไคเซ็นงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การใช้แผนภูมิวิเคราะห์ขั้นตอนการไหลของงานธุรการ,  การใช้ Brown Paper Analysis หรือ Makigami  เป็นต้น   แต่อย่าไปยึดติดกับเครื่องมือให้มาก หลักการคือ ทำอย่างไรให้เรามองเห็นระบบงานที่ทำทั้งหมดแบบเข้าใจได้ง่ายๆ ตรงกันทุกคน สามารถระดมสมองเพื่อคิดไคเซ็นดีๆออกมาได้เยอะๆ  ถ้าทำได้ตามนี้จะใช้วิธีไหนก็แล้วแต่ถนัดเลยครับ 

5ส

เป็นห้าคำย่อของการปรับปรุการทำงานในประเทศญี่ปุ่น Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu และ Shitsuke  หรือในภาษาไทยที่เรียกกันว่า สะสาง สะดวก สะอาด สร้างมาตรฐาน และสร้างวินัย

5ส เป็นกิจกรรมปรับปรุงการทำงานของพนักงานด้วยตนเองอย่างหนึ่งได้แก่การดำเนินการตามหลักการ  สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะและสร้างนิสัย  ในสถานที่ทำงานของตนเองทำให้บริษัทมีพนักงานที่มีระเบียบวินัยจากจิตสำนึกของเขาเอง ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย มีความสวยงาม มีความปลอดภัย ลดความสูญเปล่าในการทำงาน คุณภาพของงานและคุณภาพสินค้าดีขึ้น

ประโยชน์ของ 5ส

5ส มีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์การดังต่อไปนี้

(1) สิ่งแวดล้อมในการทำงานดี เป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน
(2) ลดอุบัติเหตุในการทำงาน
(3) ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น
(4) ลดการสูญหายของวัสดุ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ
(5) พื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป
(6) เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น
(7) สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับลูกค้า
(8) พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น
(9) สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน